Ludwig Meister liefert Produkte an rund 15.000 Kunden. Kleinere Gewerbebetriebe bis hin zu Großunternehmen verschicken die rund 1.000 Bestellungen pro Tag an Ludwig Meister auf unterschiedlichen Wegen und in verschiedensten Formaten. 

Da es sich mehrheitlich um E-Mails mit PDF-Anhängen unterschiedlicher Darstellungen handelt, war oft eine aufwendige manuelle Nacharbeit nötig, um die Bestellungen richtig abzuwickeln. Um mehr Effizienz und Automatisierung in diesen Prozess zu bringen, hat sich Ludwig Meister entschieden die von T-Systems MMS eigenentwickelte Software zur Textanalyse „Semasuite®“ einzusetzen.

Keine Bestellung gleicht der anderen

Die Firmenkunden von Ludwig Meister bestellen die gewünschten Produkte auf unterschiedliche Arten. Großunternehmen generieren sie oft direkt aus ihren ERP-Systemen, andere schicken ein PDF per E-Mail oder, in seltenen Fällen auch noch ein Fax. Das Problem: Damit sieht jede Bestellung in ihrer Struktur anders aus – und das bei rund 1.000 Bestellungen pro Tag. Der Aufbau eines PDFs kann sich schon zwischen zwei Kunden unterscheiden, obwohl beide vielleicht die gleiche Software einsetzen.

Bei einem Sortiment von über 2,5 Millionen Produkten ist somit immer noch viel Handarbeit gefragt. Denn die Mitarbeitenden haben es nicht nur mit einer Reihe von unterschiedlichen Bestellformaten zu tun. Die Bestellungen mussten unter anderem dem richtigen Produktkatalog zugeordnet und nach identifizierbaren Attributen, wie Artikelnummern, Mengen und Preise, händisch durchsucht werden. Anders als im B2C-Commerce gibt es für einen Großteil der lieferbaren Produkte keine einheitliche European Article Number (EAN). Ein Teil der Kunden nutzt aus Gewohnheit einfach einen bekannten Produktnamen, obwohl der Hersteller möglicherweise mittlerweile eine andere Bezeichnung verwendet. Ludwig Meister suchte nach einem System, das die sehr individuellen und komplexen Dokumente automatisiert verarbeiten kann und beauftragte T-Systems MMS mit der Lösung.

Ein Job für die KI-basierte SaaS-Lösung Semasuite®

Um die Mitarbeitenden im Vertrieb bei der Bearbeitung von Bestellungen wirkungsvoll zu entlasten, entschied sich Ludwig Meister bewusst dafür, zunächst bei einem besonders häufig auftretenden Format, den PDF-Dateien, anzusetzen. Im Rahmen des ersten Projekts hat T-Systems MMS die eigene Textanalyse-Software Semasuite® eingesetzt. Die große Herausforderung im Rahmen der Analyse bestand hier in den Varianten der eingehenden Bestellungen: Theoretisch gibt es unendliche Versionen, wie sich ein solches PDF aufbaut.

Die Künstliche Intelligenz der Semasuite® wurde angelernt, die Daten aus den eingehenden Dateien zu extrahieren, um diese in Form eines Webservices an das System von Ludwig Meister zu übergeben. Die Datenextraktion umfasst die Basisdaten, wie zum Beispiel Bestell- und Lieferdatum, Angebotsreferenz, Firmierung, E-Mail des Auftraggebers und ähnliches. Außerdem werden Artikeldaten wie Bestellposition, Artikelnummer, Menge und Mengeneinheit, Stückpreis und andere erfasst.

Verglichen mit einer früheren Pilotierung mit einem anderen Anbieter konnte die Erkennungsgenauigkeit verdoppelt werden. Aufgrund dieser Ergebnisse entschied sich Ludwig Meister endgültig für Semasuite® als Webservice inklusive Wartung und Support im On-Premise-Betrieb.

„Durch den konsequenten Einsatz der Semasuite® erreichen wir einen hohen Digitalisierungsgrad beim automatischen Bestellimport via PDF. Dies verschafft uns das Plus an Freiraum für mehr Beratungs- und Verkaufsaktivitäten und kommt dadurch letztlich unseren Kunden zugute."

70 Prozent Zeitersparnis für den Vertrieb

Die an das System gerichteten Erwartungen haben sich für das Handelsunternehmen voll erfüllt. Semasuite® erreicht die gewünschte Erkennungsgenauigkeit von 80 Prozent bei eingehenden PDF-Dateien und unterstützt so die Mitarbeitenden bei der Erfassung und Bearbeitung neuer Bestellungen. Rund 70 Prozent beträgt die Zeitersparnis gegenüber dem vorher rein manuellen Prozess. Dieser Effizienzgewinn verschafft den Mitarbeitenden im Vertrieb mehr Freiraum, um sich stärker der Beratung der Kunden und anderen Vertriebsaktivitäten zu widmen. Schließlich geht es dort in erster Linie um die wertschöpfende Aufgabe des Verkaufs, nicht um die Datenerfassung. Und dank der schnelleren Bearbeitung gelingt es Ludwig Meister, sein Versprechen der Bestellabwicklung am gleichen Tag zu erfüllen.